HƯỚNG DẪN LẤY GIẤY CHỨNG NHẬN THUẾ, HỘ KHẨU TẠI COMBINI BẰNG THẺ MY NUMBER (2026)｜Phí, giờ mở và các thay đổi mới

Không cần đến tòa thị chính, không cần xếp hàng chờ đến lượt — chỉ cần thẻ My Number còn hạn và một máy in đa năng ở combini, bạn có thể tự lấy được giấy đăng ký cư trú, giấy chứng nhận thuế và nhiều loại giấy tờ khác, với giá rẻ hơn 100 yên so với lấy tại quầy. Bài viết này hướng dẫn từng bước lấy giấy tại máy, đồng thời cập nhật hai thay đổi quan trọng có hiệu lực từ cuối năm 2025 mà nhiều hướng dẫn cũ trên mạng chưa nhắc tới.

Điều kiện cần có trước khi ra combini

Bạn cần có thẻ My Number (マイナンバーカード) còn hạn sử dụng, đã đăng ký mật mã 4 chữ số (暗証番号) cho chứng chỉ điện tử dùng để xác thực người dùng (利用者証明用電子証明書). Nếu bạn chưa từng đăng ký mật mã này, hãy làm thủ tục đó tại tòa thị chính trước, vì máy ở combini sẽ yêu cầu nhập mã này ngay từ bước đầu.

Thay đổi quan trọng cần biết: từ ngày 24/12/2025, dịch vụ lấy giấy tại combini bằng thẻ đăng ký cư trú cũ (住民基本台帳カード) đã chính thức bị dừng, vì thẻ này đã hết hạn sử dụng sau 10 năm phát hành. Nếu bạn vẫn còn giữ thẻ cũ này, nó sẽ không dùng được nữa — bạn cần chuyển sang dùng thẻ My Number, hoặc dùng điện thoại có cài chứng chỉ điện tử (スマホ用電子証明書). Một số hệ thống combini lớn như 7-Eleven hiện đã hỗ trợ luôn cả việc dùng điện thoại (bao gồm iPhone) để lấy giấy, không cần mang thẻ cứng theo người.

Các lại giấy tờ có thể lấy tại combini

- Bản sao giấy đăng ký cư trú (住民票の写し)

- Giấy xác nhận các mục ghi trong đăng ký cư trú (住民票記載事項証明書)

- Giấy chứng nhận hộ tịch (戸籍証明書)

- Bản sao phụ lục hộ tịch (戸籍の附票の写し)

- Giấy đăng ký con dấu (印鑑登録証明書)

- Các loại giấy chứng nhận thuế (各種税証明書)

Lưu ý: không phải tất cả các loại giấy trên đều lấy được ở mọi thành phố. Một số giấy như chứng nhận hộ tịch chỉ áp dụng nếu bạn có đăng ký hộ tịch tại Nhật (thường không áp dụng với người nước ngoài chưa nhập tịch). Trước khi ra combini, bạn nên kiểm tra trên trang web của thành phố/quận nơi mình đăng ký cư trú để biết chính xác giấy nào lấy được.

Phí lấy giấy: rẻ hơn tại quầy 100 yên

Đây là điểm nhiều bài hướng dẫn cũ ghi sai. Phí chuẩn khi lấy giấy tại combini là 200 yên/bản, so với 300 yên/bản nếu lấy tại quầy tòa thị chính — tức rẻ hơn 100 yên, không phải mức phí trung bình 300 yên như một số hướng dẫn cũ đã ghi. Một vài thành phố còn áp dụng chương trình giảm giá đặc biệt xuống chỉ 10 yên/bản trong một khoảng thời gian nhất định, nên nếu khu vực bạn sống có chương trình này, bạn sẽ thấy giá trên máy thấp hơn mức 200 yên thông thường.

Giờ hoạt động của dịch vụ

Combini thường mở 24 giờ, nhưng dịch vụ lấy giấy tờ hành chính (行政サービス) trên máy đa năng chỉ hoạt động trong khoảng 6:30 sáng đến 23:00 đêm, trừ những ngày nghỉ Tết và thời gian bảo trì hệ thống định kỳ (thường vào thứ Tư tuần thứ 3 của tháng 1 và tháng 7 ở nhiều địa phương). Nếu bạn cần lấy giấy gấp vào lúc nửa đêm hoặc sáng sớm trước 6:30, dịch vụ này sẽ không khả dụng, và bạn cần đợi đến giờ mở hoặc chọn cách khác.

Các bước thực hiện tại máy đa năng

Bước 1: Trên màn hình máy copy đa năng, chọn mục 行政サービス (dịch vụ hành chính). Giao diện có thể khác nhau tùy hệ thống combini (7-Eleven, Lawson, FamilyMart...).

Bước 2: Chọn mục 証明書の交付 (cấp giấy chứng nhận).

Bước 3: Chọn tiếp 証明書交付サービス.

Bước 4: Đặt thẻ My Number vào đầu đọc, mặt có ảnh hướng lên trên, đặt đúng vị trí quy định trên máy.

Bước 5: Chọn loại giấy cần lấy — phần lớn trường hợp là 「お住まいの市区町村の証明書」(giấy chứng nhận của thành phố/quận nơi bạn đăng ký cư trú).

Bước 6: Nhập mật mã 4 chữ số của thẻ My Number.

Bước 7: Lấy thẻ ra khỏi đầu đọc ngay khi máy yêu cầu — để thẻ trong máy quá lâu có thể khiến hệ thống tự động hủy giao dịch.

Bước 8: Chọn cụ thể loại giấy tờ (住民票の写し, 税証明書, 印鑑登録証明書...).

Bước 9–10: Với giấy như 住民票, máy sẽ hỏi bạn muốn in cho cá nhân, toàn bộ thành viên hộ khẩu, hay một phần thành viên, cùng các mục muốn ghi thêm (có/không).

Bước 11: Nhập số bản muốn in (tối đa 10 bản mỗi lần).

Bước 12: Xác nhận lại toàn bộ nội dung đã chọn trước khi thanh toán — đây là bước quan trọng để tránh in nhầm loại giấy hoặc số bản.

Bước 13: Cho tiền vào máy theo số tiền hiển thị (200 yên/bản theo mức phí chuẩn, có thể khác nếu địa phương bạn có ưu đãi).

Bước 14: Chọn in (プリント開始) và lấy giấy ra khỏi máy.

Những lỗi hay gặp khi lấy giấy tại combini

- Quên mật mã 4 chữ số của chứng chỉ điện tử — nếu nhập sai quá số lần cho phép, thẻ sẽ bị khóa tạm thời và bạn phải ra tòa thị chính để mở khóa lại, không thể tự xử lý tại combini.

- Chọn nhầm loại giấy hoặc thiếu mục cần ghi, dẫn đến phải in lại và mất thêm phí.

- Giấy đã in ra không thể đổi hay hoàn tiền, nên cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi bước qua bước thanh toán.

- Một số máy ở combini nhỏ hoặc ở khu vực ít người dùng có thể không hỗ trợ đầy đủ tất cả loại giấy — nếu máy không hiển thị loại giấy bạn cần, hãy thử một cửa hàng combini khác trong hệ thống lớn hơn.

Câu hỏi thường gặp

- Giấy đã in ra không thể đổi hay hoàn tiền, nên cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi bước qua bước thanh toán.

- Một số máy ở combini nhỏ hoặc ở khu vực ít người dùng có thể không hỗ trợ đầy đủ tất cả loại giấy — nếu máy không hiển thị loại giấy bạn cần, hãy thử một cửa hàng combini khác trong hệ thống lớn hơn.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể dùng dịch vụ này ở bất kỳ combini nào không?

Không phải tất cả. Chỉ những cửa hàng có lắp máy in đa năng (マルチコピー機) hỗ trợ dịch vụ hành chính mới dùng được, thường là các chuỗi lớn như 7-Eleven, Lawson, FamilyMart, Ministop, AEON.

Nếu tôi không có thẻ My Number thì có cách nào khác không?

Có, bạn vẫn có thể đến trực tiếp tòa thị chính để lấy giấy tại quầy, nhưng sẽ mất phí cao hơn (300 yên/bản) và phải xếp hàng theo giờ hành chính.

Thẻ My Number của tôi hết hạn, tôi có cần đổi thẻ mới trước khi dùng dịch vụ này không?

Có. Chứng chỉ điện tử trên thẻ có thời hạn riêng (thường 5 năm), khác với thời hạn của thẻ vật lý. Nếu chứng chỉ đã hết hạn, máy sẽ không đọc được, và bạn cần làm thủ tục gia hạn tại tòa thị chính trước.

Tôi có thể lấy giấy bằng điện thoại thay vì thẻ cứng không?

Có, với điều kiện điện thoại đã được cài chứng chỉ điện tử qua ứng dụng Mynaportal, và combini đó hỗ trợ đọc chứng chỉ từ điện thoại. Dịch vụ này đang được mở rộng dần, 7-Eleven là một trong những hệ thống đã hỗ trợ.

Tổng kết

Lấy giấy tại combini vẫn là cách nhanh và rẻ nhất nếu bạn có thẻ My Number còn hạn: chỉ 200 yên/bản, mở cửa từ 6:30 đến 23:00, không cần xếp hàng ở tòa thị chính. Điều quan trọng nhất cần nhớ trong năm 2026 là thẻ đăng ký cư trú cũ đã không còn dùng được từ tháng 12/2025 — nếu bạn vẫn đang dựa vào thẻ cũ, hãy chuyển sang thẻ My Number sớm để không bị gián đoạn khi cần lấy giấy gấp.

Giấy chứng nhận thuế thường cần khi làm hồ sơ xin việc, gia hạn visa, hoặc đổi công ty. Nếu bạn đang chuẩn bị giấy tờ cho một trong những việc này, Stepjob có thể hỗ trợ luôn phần tìm việc và làm hồ sơ visa miễn phí, không chỉ riêng phần lấy giấy tờ.

https://www.facebook.com/stepjob.jp/

Facebook

http://www.facebook.com